Kirjanpidon ulkoistaminen siitä erikoistuneelle tilitoimistolle on yleensä kannattavaa ja järkevää, sillä ajan tasalla pysyminen lain ja asetusten kanssa vie yrittäjältä runsaasti kallisarvoista aikaa. Kun päätös yhteistyöstä tilitoimiston ja oman kirjanpitäjän kanssa on tehty, on hyvä perehtyä yrittäjän omiin vastuualueisiin ja tehtäviin.
Tapaaminen kirjanpitäjän kanssa
Yhteistyö tilitoimiston kanssa aloitetaan tapaamalla oma henkilökohtainen kirjanpitäjä, joka vastaa yrityksen taloushallinnon asioista kokonaisuudessaan. Tapaamisen yhteydessä kartoitetaan myös yrityksen tarpeet ja tehdään yhteinen palvelusopimus. Tässä vaiheessa keskustellaan jo tulevista aikatauluista sekä kirjanpidon ohjelmistoista, jotka ovat yhteensopivia tilitoimiston järjestelmien kanssa. Yrittäjälle pyritään löytämään aina mahdollisimman sopiva kirjanpito-ohjelmisto toiveiden ja tarpeiden mukaisesti tai jatkaa jo olemassa olevan ohjelmiston käyttöä, jos sen ominaisuudet on todettu toimiviksi.
Kirjanpitoaineiston lähettäminen
Yrittäjän vastuisiin ja tehtäviin kuuluu yrityksen kirjanpitoaineiston, eli tositteiden ja muiden liiketapahtumia koskevien aineistojen lähettäminen. Aineisto lähetetään kirjanpitäjälle säännöllisesti yleensä kuukausittain. Aineiston lähettämiseen suositellaan sähköistä lähetystä suoraan verkkopalvelun kautta. Kätevimmillään aineiston kirjaus voidaan toteuttaa yrityksen omaan pankki- ja laskutuspalveluun, johon tilitoimistollakin on pääsy.
Muutoksista ilmoittaminen kirjanpitäjälle
Kirjanpitäjän on hyvä tietää voimassa olevista kuin tulevista muutoksista, kuten osto- ja myyntisopimuksista, yrityskaupoista, osakkeiden myynnistä ja uusista sijoittajista, jotta hän osaa ennakoida liiketoimintasi kannattavuutta ja kehitystä. Verotuksen kannalta muutoksien ilmoittaminen kirjanpitäjälle on myös tärkeää, jotta maksettavat verot osataan laskea rahavirran kannalta oikein. Verojen maksaminen onkin yrittäjän tärkein tehtävä, ja ne niiden maksaminen myöhässä tai ei ollenkaan, voi aiheuttaa yrittäjälle maksettavia jäännösveroja ja korkoja. Tilitoimisto osaa myös neuvoa yrittäjää muutostilanteissa ja auttaa tarvittavien ilmoitusten laatimisessa.
Yrityksen tulevaisuuden suunnittelu
Yrityksen tulevaisuutta suunnitellessa on hyvä ottaa mukaan oma kirjanpitäjä, jonka avulla varautuminen tulevaisuuden muutoksiin sujuu turvallisin mielin. Kirjanpitäjä osaa neuvoa yrittäjää muun muassa verotuksen minimoimisessa, rahoitusratkaisuissa ja työvälineiden poistoissa.