Sähköisen taloushallinnon edut
Viime aikoina yritykset enenevissä määrin ovat siirtyneet hyödyntämään sähköisen taloushallinnon tarjoamia mahdollisuuksia. Koska sana sähköinen taloushallinto on nykypäivänä lähes kaikkien huulilla, jokaisella varmasti on jonkinlainen käsitys siitä, mitä taloushallinnon sähköistämisellä tarkoitetaan. Käytännössähän kyse on prosessien automatisoinnista: taloushallinnon eri osa-alueet, kuten laskutus, laskujen maksu, ostolaskujen vastaanotto, laskujen kierrätys ja hyväksyntä sekä kirjanpito, hoidetaan sähköisesti. Keskitytään nyt kuitenkin siihen, millaisia yrityksiä sähköinen taloushallinto hyödyttää, ja millaiset yritykset voivat jatkossakin luottaa tuttuun ja turvalliseen, perinteiseen taloushallintoon.
Sähköisen taloushallinnon suurimpiin hyötyihin lukeutuvat säästöt ajassa ja kustannuksissa. Sähköisen taloushallinnon myötä kirjanpitoon kuluva työn määrä vähenee ja liiketoimintaan liittyvän oleellisen tiedon hankinta nopeutuu. Vaikka sähköinen taloushallinto sopii hyödynnettäväksi myös pienemmän kokoluokan yrityksissä, huomioitavaa on, että suurimmat edut ovat saavutettavissa silloin, kun yritykselle kertyy kuukaudessa suuri määrä tositteita. Tämän taustalla on volyymietu: yritys, jonka kuukausittainen tositemäärä on hyvin pieni, ei pääse hyötymään volyymiedusta tositteita käsiteltäessä. Muistinarvoinen seikka on myös se, että sähköisen taloushallinnon hyödyt pääsevät parhaiten esiin silloin, kun mahdollisimman suuri osa sähköisen ohjelman palveluosioista on otettu käyttöön. Koko taloushallintoa ei toki tarvitse sähköistää yhdeltä istumalta, mutta mitä pidemmälle prosessit on automatisoitu, sitä suuremmista hyödyistä puhutaan.
Yrityksen liiketoiminnan kasvaessa sähköisen taloushallinnon merkitys korostuu. Laskuvolyymien noustessa liiketoimintaa helpottaa ostolaskujen nopea hyväksyminen suoraan sähköisen ohjelman kautta. Lisäksi liiketoiminnan tärkeitä tunnuslukuja päästään seuraamaan päivittäisellä tasolla, sijainnista ja ajankohdasta riippumatta.
Sähköisen taloushallinto-ohjelman käyttöönotto mietityttää yrittäjiä. Vaikka usein ei puhutakaan suurista kuukausittaisista investoinneista, voi kustannus muodostua pienyrittäjälle kompastuskiveksi ja kuluksi, joka epävarmassa taloustilanteessa halutaan välttää. Erityisesti yritystoiminnan alkuvaiheessa saattavat laskuvolyymit olla pieniä ja liiketoiminnan kannattavuus ei ole toistaiseksi saavuttanut huippuaan. Tällöin turvallinen ratkaisu voi olla perinteinen taloushallinto, jolloin yritykselle ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia sähköisen ohjelman käytöstä. Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen on kuitenkin järjestettävissä helposti, ja siirto on mahdollista toteuttaa lähes, milloin vain, mikäli siltä tuntuu.
Yhteenvetona voitaisiin todeta, että vaikka sähköistä taloushallintoa suositellaan erityisesti suuremman liikevaihtoluokan yrityksille, hyötyvät siitä myös pienemmän kokoluokan yhtiöt. Minkäänlaista haittaa sähköisen ohjelman käyttöönotosta ei siis aiheudu. Periaatteessa sähköinen taloushallinto sopii yritykselle kuin yritykselle, tosin kaikkein pienimmille yhtiöille sen hyödyntäminen ei aina ole kannattavaa hinnan vuoksi. Sähköiseen taloushallintoon siirryttäessä on syytä panostaa myös ohjelmavalintaan. Kaikki ohjelmat eivät esimerkiksi osaa käsitellä ulkomaanlaskuja oikealla tavalla. Mikäli yritys siis harjoittaa paljon ulkomaankauppaa, on hyvä etukäteen varmistaa, että ohjelma kykenee myös ulkomaanlaskujen käsittelyyn.
Mietittäessä siirtymistä sähköiseen taloushallintoon on aina hyvä konsultoida omaa kirjanpitäjää ja selvittää, miten parhaiten päästään hyödyntämään sähköisen taloushallinnon aikaansaamia etuja. Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, ettei sähköiseen taloushallintoon kannata siirtyä ainoastaan siksi, koska ”muutkin tekevät niin”, vaan oman yrityksen tilanne kannattaa aina käydä läpi asiantuntevan tilitoimiston kanssa. Tällöin voidaan kartoittaa eri vaihtoehtoja ja löytää se yrittäjälle optimaalisin ja parhaiten liiketoimintaa tukeva kokonaisratkaisu.
Mietitkö sähköiseen taloushallintoon siirtymistä? Ota yhteyttä tilitoimistoomme, niin etsitään sinulle sopivin ratkaisu!