Yhtiökokouksien aika on suurimmalla osalla yrityksistä viimeistään nyt käsillä, sillä monet ovat päättäneet tilikautensa 31.12, ja osakeyhtiöiden yhtiökokous on pidettävä vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Jos yritys ei ole pitänyt yhtiökokousta ennen 12.3, ovat monet saattaneet venyttää yhtiökokousta aikaisempien kokoontumisrajoitusten vuoksi.
Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous on osakeyhtiön tärkein päätöksentekomuoto, joka on poikkeustilanteesta huolimatta pidettävä, tavalla tai toisella.
Yhtiökokousta järjestettäessä tulisi poikkeustilanteessa ensisijaisesti huolehtia siitä, että yhtiön osakkeenomistajien ja henkilöstön terveyttä ei uhata tai vaaranneta.
Onko yhtiökokous mahdollista järjestää etänä?
Listaamattomien yhtiöiden yhtiökokous määritellään yksityiseksi kokoontumiseksi. Tästä huolimatta tartuntariski on silti olemassa ja osallistujamäärä tulisi pitää suositusten mukaisena viranomaisrahoituksia noudattaen.
Yhtiökokouksen järjestäminen pelkästään etänä ei ole mahdollista, sillä osallistujia ei haluta painostaa mitenkään heikompaan tai rajoitetumpaan asemaan, mutta osallistuminen yhtiökokoukseen etänä voidaan mahdollisuuksien mukaan mahdollistaa.
Jos yhtiökokous halutaan järjestää etänä, tulisi ensimmäisenä tutkia, onko yhtiö määritellyt kokouksen pitämiselle ja kutsumiselle tiettyjä toimintatapoja tai onko siellä jotain, mikä estäisi yhtiökokouksen järjestämisen etänä.
Kokouksiin voidaan osallistua esimerkiksi teknisen apuvälineen avulla, jos se on yhtiöjärjestyksessä sallittua tai hallituksen toimesta päätetty. Tämä tulee kuitenkin mainita yhtiökokouskutsussa. Jos yhtiökokous järjestetään teknistä apuvälinettä hyödyntäen, on yhtiökokousta koskevia menettelytapoja edelleen noudatettava. Tämä tarkoittaa sitä, että osallistuminen on tapahduttava reaaliaikaisesti, kuten esimerkiksi Skypen tai Microsoft Teams -sovellusten välityksellä ja äänestystulos voidaan laskea niin, että se voidaan todeta luotettavaksi.
Suuremmatkin yhtiökokoukset voidaan toteuttaa normaalisti huolellisella suunnittelulla:
- Viesti osallistujille jo ennen yhtiökokousta mahdollisista rajoitteista
- Tarjoa kutsutuille mahdollisuuksien mukaan myös etäosallistuminen (huomioi poikkeusjärjestelyt tämän osalta)
- Mieti vaihtoehdot tilojen osalta, voidaanko kokous järjestää esimerkiksi saman rakennuksen eri huoneita hyödyntäen?
- Valvo yhtiökokouksen henkilömäärää ja turvavälejä huolellisesti
- Porrasta kokousvieraiden saapumis- ja poistumisajat
- Huolehdi riittävästä viestinnästä tilojen sisällä
Muita mahdollisuuksia yhtiökokouksen järjestämiselle
- Onko yhtiökokous pakko pitää?
- Yhtiökokousta ei suositella lykkäämään, mutta se on kuitenkin mahdollista. Tämä kuitenkin tarkoittaa sitä, että yhtiön hallitus rikkoo osakeyhtiölakia ja yhtiöjärjestystä.
- Onko minun itse osallistuttava yhtiökokoukseen?
- Voit itse valtuuttaa myös toisen henkilön yhtiökokoukseen halutessasi. Valtuutetulla henkilöllä on kanssasi samanlaiset ääni- ja puheoikeudet.
- Voiko yhtiökokouksen pöytäkirjan hyväksyä ja allekirjoittaa sähköisesti?
- Kyllä, jos yhtiökokoukseen kutsutut hyväksyvät pöytäkirjan sellaisenaan. Asiakirjat voidaan allekirjoittaa sähköistä allekirjoitusta käyttämällä.